Peppol EDI Katalog- og Ordrekonnektor for FSCM

Peppol EDI Katalog- og Ordrekonnektor for Microsoft Dynamics 365 Finance & Supply Chain Management hjelper deg med å utveksle strukturerte produktkataloger og innkjøpsordrer elektronisk gjennom Peppol-nettverket.

I stedet for å håndtere kataloger, ordrefiler og manuell registrering via e-post, portaler og regneark, kan du etablere en mer kontrollert og automatisert informasjonsflyt mellom kunder, leverandører og ERP-systemet ditt.

Resultatet er færre manuelle prosesser, bedre datakvalitet og raskere ordrebehandling.

Strukturerte kataloger. Automatiserte ordre. Bedre kontroll.

Når kataloger og ordre blir en manuell flaskehals

Mange virksomheter mottar fremdeles kundeordrer via e-post, PDF-filer, Excel-filer eller separate innkjøpsportaler.

Dette skaper ofte unødvendig arbeid:

• Ordre må registreres manuelt
• Varenumre og beskrivelser stemmer ikke alltid overens
• Priser og antall må kontrolleres manuelt
• Kundespesifikke sortimenter er krevende å vedlikeholde
• Feil forsinker levering og fakturering
• Innkjøpsteam bruker verdifull tid på administrative oppgaver

Peppol EDI Katalog- og Ordrekonnektor gjør det mulig å utveksle kataloger og ordre i et strukturert format direkte med Finance & Supply Chain Management.

Hva er Peppol?

Peppol er et nettverk og et sett med standarder for sikker utveksling av elektroniske forretningsdokumenter mellom bedrifter og offentlige virksomheter.

Peppol-standardene inkluderer strukturerte dokumentformater for blant annet:

• Produktkataloger
• Innkjøpsordrer
• Ordrebekreftelser
• Ordreavtaler
• Fakturaer
• Kreditnotaer
• Forsendelsesmeldinger

Peppol Ordering-standarden støtter strukturert elektronisk bestilling, hvor en kjøper sender en ordre og selgeren kan akseptere, avvise eller akseptere med endringer i henhold til avtalen mellom partene.

Hva gjør konnektoren?

Konnektoren kobler katalog- og ordrebeskjeder basert på Peppol sammen med Microsoft Dynamics 365 Finance & Supply Chain Management.

Den støtter en mer automatisert prosess for:

• Publisering eller mottak av produktkataloger
• Mottak av strukturerte innkjøpsordrer
• Validering av innkommende ordredata
• Opprettelse eller oppdatering av salgsordrer i Finance & Supply Chain Management
• Håndtering av ordrebekreftelser ved behov
• Bedre sporbarhet og statushåndtering
• Reduksjon av manuell ordreregistrering

Den konkrete prosessen konfigureres basert på virksomhetens forretningsmodell, handelspartnere og Peppol-krav.

Hovedfunksjoner

Strukturerte produktkataloger

Del produktkataloger i et strukturert elektronisk format i stedet for å vedlikeholde separate kundefiler eller oppdatere eksterne portaler manuelt.

Katalogene kan inneholde informasjon som:

• Varenummer
• Beskrivelser
• Måleenheter
• Priser
• Produktgrupper
• Sortimenter
• Leverandør- eller kundereferanser
• Gyldighetsperioder
• Emballasjeinformasjon
• Leveringstider

Dette gjør det enklere for kunder og innkjøpsorganisasjoner å bestille riktige produkter basert på oppdatert masterdata.

Automatisert ordreimport

Motta ordre elektronisk via Peppol og overfør dem direkte til Finance & Supply Chain Management.

Dette reduserer manuell registrering og minimerer risikoen for feil i antall, priser, leveringsadresser eller varereferanser.

Bedre ordrekvalitet

Strukturerte data gir bedre validering før ordren når salgsavdelingen eller lageret.

Konnektoren kan bidra til å identifisere:

• Ukjente kundereferanser
• Ugyldige varenumre
• Manglende leveringsinformasjon
• Feil måleenheter
• Utdatert eller ugyldig kataloginformasjon
• Avvik mellom priser eller sortimenter

Støtte for ordrebekreftelsesprosesser

Ved behov kan løsningen støtte strukturert tilbakemelding til kunden.

Dette kan inkludere bekreftelse på at en ordre er akseptert, avvist eller akseptert med endringer, avhengig av avtalen mellom partene.

Bedre sporbarhet

Få bedre oversikt over innkommende katalog- og ordrebeskjeder, valideringsresultater, behandlingsstatus og eventuelle avvik.

Dette gir økonomi, salg, kundeservice og IT bedre innsikt når noe krever oppfølging.

Bygget for Finance & Supply Chain Management

Konnektoren er utviklet for Microsoft Dynamics 365 Finance & Supply Chain Management og kan tilpasses eksisterende ordre-, vare-, kunde- og integrasjonsprosesser.

Slik fungerer det i praksis

1. En katalog opprettes basert på produkt- og prisinformasjon i Finance & Supply Chain Management.
2. Katalogen deles med relevante kunder eller innkjøpsorganisasjoner gjennom en avtalt Peppol-prosess.
3. Kunden oppretter en ordre basert på den godkjente katalogen.
4. Ordren sendes elektronisk gjennom Peppol-nettverket.
5. Konnektoren mottar og validerer de strukturerte ordredataene.
6. En salgsordre opprettes eller klargjøres for gjennomgang i Finance & Supply Chain Management.
7. Ordren følger deretter den ordinære prosessen for lagerreservasjon, plukk, levering, fakturering og kundeoppfølging.

Fordeler for virksomheten

Mindre manuell ordreregistrering

Reduser tiden som brukes på å registrere ordre fra e-post, PDF-er eller eksterne portaler.

Færre ordrefeil

Strukturerte ordre reduserer risikoen for feil varenummer, antall, priser og leveringsdetaljer.

Raskere ordrebehandling

Ordre kan behandles raskere i ERP-systemet, slik at salg, kundeservice og lager kan fokusere på avvik og kundebehov.

Bedre kundeopplevelse

Kunder kan bestille produkter basert på godkjente priser og oppdatert produktinformasjon.

Bedre kontroll over produktdata

Bruk ERP-systemets masterdata som grunnlag for katalog- og ordreprosesser i stedet for å vedlikeholde duplisert informasjon på tvers av mange kanaler.

Mer skalerbar B2B-handel

Konnektoren støtter virksomheter som håndterer økende ordrevolum, kundespesifikke sortimenter og mer automatiserte innkjøpsprosesser.

Typiske bruksområder

Offentlig sektor

Kunder i offentlig sektor kan kreve støtte for Peppol-baserte katalog- og ordreprosesser.

Konnektoren hjelper virksomheter med å integrere disse kravene mot Finance & Supply Chain Management.

Store B2B-kunder

Store kunder ønsker ofte strukturert ordreintegrasjon fremfor bestilling via e-post.

Løsningen bidrar til en mer skalerbar prosess for store eller tilbakevendende ordrevolum.

Kundespesifikke sortimenter

Tilby individuelle kunder eller kundegrupper kataloger basert på avtalte produkter, priser og tilgjengelighet.

Redusert salgsadministrasjon

Flytt rutinemessig ordreregistrering bort fra manuelle prosesser og la medarbeiderne fokusere på avvik, service og oppfølging.

Internasjonale handelspartnere

Peppol er utbredt i hele Europa og støtter standardiserte elektroniske forretningsprosesser mellom handelspartnere.

Hvem passer løsningen for?

Peppol EDI Katalog- og Ordrekonnektor er godt egnet for virksomheter som:

• Bruker Microsoft Dynamics 365 Finance & Supply Chain Management
• Mottar et høyt volum av kundeordrer
• Samarbeider med offentlig sektor eller store B2B-kunder
• Har behov for elektronisk utveksling av produktkataloger
• Ønsker å redusere manuell registrering av salgsordre
• Har kundespesifikke priser, sortimenter eller varereferanser
• Trenger bedre validering og sporbarhet i ordreprosessen
• Ønsker å standardisere B2B-ordreintegrasjon gjennom Peppol