Dynamic Document Information for Business Central

Riktig informasjon i hvert dokument, automatisk

Dynamic Document Information for Microsoft Dynamics 365 Business Central gir deg full kontroll over hvilken informasjon som vises i header og footer på fakturaer, ordrebekreftelser, kreditnotaer og andre forretningsdokumenter.

Løsningen gjør det mulig å vise riktig bankkonto, MVA-nummer, kontaktinformasjon, juridisk tekst og betalingsinstruksjoner basert på blant annet mottakerland, valuta og egne forretningsregler.

Resultatet er mer profesjonelle dokumenter, mindre manuelt arbeid og bedre kontroll når virksomheten opererer på tvers av land, valutaer eller juridiske enheter.

Riktig informasjon. Riktig marked. Riktig dokument.

Når standard dokumentinformasjon ikke er nok

Business Central inneholder standard selskapsinformasjon, bankopplysninger og kontaktinformasjon som brukes på dokumenter. For mange virksomheter er dette tilstrekkelig.

Men dersom dere fakturerer kunder i flere land, benytter ulike bankkontoer for ulike valutaer eller har flere MVA-registreringer, er én fast footer og én avsenderprofil ofte ikke nok.

En kunde i Norge kan for eksempel trenge norsk bankkonto, norsk MVA-nummer og norsk kontaktinformasjon. En kunde i Frankrike kan trenge EUR-bankkonto, europeisk VAT-nummer og andre betalingsinstruksjoner. Kunder i Storbritannia kan trenge GBP-bankkonto og britisk dokumentinformasjon.

Dynamic Document Information gjør dette mulig direkte i Business Central.

Styr header og footer med fleksible regler

Løsningen lar deg opprette flere dokumentprofiler som bestemmer hvilken informasjon som skal vises på ulike rapporter og dokumenter.

En dokumentprofil kan blant annet inneholde:

• Selskapsnavn og adresse
• Organisasjonsnummer og MVA-/VAT-nummer
• Bankkontonummer
• IBAN og SWIFT/BIC
• GLN
• Telefon, e-post og nettside
• Juridisk tekst
• Betalingsinstruksjoner
• Markedsspesifikk kontaktinformasjon
• Språk- eller landspesifikk dokumenttekst

Informasjonen kan konfigureres slik at riktig profil velges automatisk basert på regler som defineres i Business Central.

Slik fungerer løsningen

Når et dokument genereres, avgjør løsningen hvilken informasjon som skal benyttes.

1. Business Central identifiserer kunden og relevant dokumentinformasjon.
2. Løsningen evaluerer de aktive reglene.
3. Riktig dokumentprofil velges.
4. Rapporten henter korrekt selskapsinformasjon, MVA-/VAT-nummer og bankinformasjon.
5. Informasjonen vises i header, footer eller andre ønskede områder i dokumentlayouten.

Dette gjør at dokumentinformasjon kan styres gjennom oppsett og regler, i stedet for å vedlikeholde flere rapportlayout eller manuelt endre dokumenter hver gang noe varierer.

Hovedfunksjoner

Dynamisk dokumentinformasjon

Opprett flere dokumentprofiler og styr hvilken informasjon som skal vises på ulike dokumenter.

Hver profil kan inneholde egne selskapsopplysninger, bankinformasjon, MVA-/VAT-nummer, kontaktinformasjon, juridisk tekst og betalingsinstruksjoner.

Riktig bankkonto for hver valuta

Definer hvilken bankkonto som skal brukes som standard for hver valuta.

Dette gjør det enkelt å sikre at fakturaer i NOK, EUR, GBP, SEK eller andre valutaer alltid viser riktig betalingsinformasjon.

Regler basert på land og dokumentinformasjon

Opprett regler som bestemmer hvilken dokumentprofil som skal benyttes.

Reglene kan blant annet baseres på:

• Kundens landkode
• Valuta
• Dokumenttype
• Prioritet
• Gyldighetsperiode

Dette gir full kontroll over hvordan dokumentinformasjon skal variere mellom markeder og kundegrupper.

Støtte for flere MVA- og VAT-registreringer

Vis riktig MVA-nummer, VAT-nummer eller annen registreringsinformasjon basert på marked, juridisk enhet eller valgt dokumentprofil.

Dette er spesielt nyttig for virksomheter med flere registreringer og internasjonal handel.

Fungerer med eksisterende rapportlayout

Løsningen eksponerer et eget datasett som kan brukes i dokumentlayouten.

Den støtter:

• Word-layout
• RDLC-layout
• ForNAV-layout

Det betyr at dere kan fortsette å bruke eksisterende rapporter samtidig som dere får langt mer fleksibel dokumentinformasjon.

Fordeler for virksomheten

Mindre manuelt arbeid

Oppdater dokumentinformasjon direkte i Business Central i stedet for å vedlikeholde flere rapportlayout eller kontrollere opplysninger manuelt før utsendelse.

Færre feil

Reduser risikoen for feil bankkonto, feil MVA-/VAT-nummer eller feil betalingsinstruksjoner på kundedokumenter.

Bedre støtte for internasjonal handel

Tilpass dokumenter til ulike land, valutaer og markeder uten å gjøre dokumenthåndteringen unødvendig komplisert.

Mer profesjonelle dokumenter

Kundene mottar dokumenter med korrekt informasjon tilpasset sitt marked og sine betalingsrutiner.

Enklere vedlikehold

Økonomi- og administrasjonsteamet får bedre kontroll uten at hver endring blir et utviklings- eller layoutprosjekt.

Færre rapportvarianter

Unngå å lage nye rapportlayout bare fordi header eller footer må være forskjellig for enkelte kunder, valutaer eller markeder.

Typiske bruksområder

Fakturering i EUR

En kunde i Frankrike mottar en faktura med:

• EUR-bankkonto
• EU VAT-nummer
• Europeisk betalingsinformasjon

Norske kunder

En kunde i Norge mottar en faktura med:

• Norsk bankkonto
• Norsk MVA-nummer
• Norsk kontaktinformasjon

Kunder i Storbritannia

Kunder i Storbritannia mottar fakturaer med:

• GBP-bankkonto
• Britisk kontaktinformasjon
• UK VAT-nummer

Flere juridiske enheter

Ulike salgsselskaper eller juridiske enheter kan vise egne kontaktopplysninger, registreringsinformasjon, betalingsdetaljer og juridisk tekst, samtidig som de benytter de samme rapportlayoutene.

Alle disse scenariene støttes gjennom oppsett av dokumentprofiler, bankkontoer og regler i løsningen.

Hvem passer løsningen for?

Dynamic Document Information passer spesielt godt for virksomheter som:

• bruker Microsoft Dynamics 365 Business Central
• opererer i flere land
• fakturerer i flere valutaer
• har flere bankkontoer
• har flere MVA- eller VAT-registreringer
• benytter ulike betalingsinstruksjoner i ulike markeder
• trenger forskjellig informasjon i header eller footer på dokumenter
• ønsker å redusere vedlikehold av rapportlayout
• vil sikre at kunder og samarbeidspartnere alltid mottar korrekt dokumentinformasjon